دعوة الموظفين

الموظفون هم أكبر مجموعة ستدعوها. ثلاثة مسارات: إضافة الموظف ودعوته من تبويب الأفراد (الأنسب لمن لم يمر عبر مسار التوظيف)، أو الدعوة الفردية من شاشة الفريق في الإعدادات، أو استيراد قائمة CSV للأعداد الكبيرة.

إضافة موظف يدويًا من تبويب الأفراد

إذا كان لديك شخص في فريقك لم يأتِ عبر مسار التوظيف — انتقال جانبي، أو إعادة تعيين، أو مؤسس — يمكنك إضافته مباشرةً دون إنشاء وظيفة شاغرة.

انتقل إلى /{slug}/app/people وانقر إضافة موظف. أدخل:

بعد الحفظ، يظهر الشخص فورًا في قائمة الأفراد بالحالة غير مدعو. ملفه الشخصي مطابق لملف الموظف المُوظَّف عبر المسار — نفس الحقول، نفس ملف الجدارات، نفس خطة النمو.

إرسال دعوة من تبويب الأفراد

بعد إضافة الموظف، أو لأي موظف حالي لم تُرسَل إليه دعوة بعد، افتح قائمة الإجراءات في صفه واختر إرسال دعوة. ترسل المنصة نفس بريد الدعوة وبنفس الرابط الصالح لسبعة أيام الذي تستخدمه شاشة الفريق في الإعدادات. بعد الإرسال، تتغير حالته إلى في الانتظار.

إجراء إرسال دعوة متاح فقط عند توافر البريد الإلكتروني والمنصب الحالي للموظف. يظهر الزر معطّلًا مع تلميح يوضح ما ينقص إذا غاب أحدهما.

دعوة عدد كبير من تبويب الأفراد

لا حاجة لفتح صف تلو الآخر. كل صف في جدول الأفراد يحمل مربع تحديد (لمسؤولي الموارد البشرية فقط):

1. صفِّ القائمة حتى تصل إلى المجموعة المطلوبة — تبويبات الحالة، أو البحث، أو الجنسية، أو حالة الدعوة.
2. حدّد الصفوف التي تريدها، أو استخدم مربع التحديد في رأس الجدول لتحديد كل الصفوف في الصفحة الحالية (25 صفًا افتراضيًا؛ غيّر العدد من أداة «صفوف/صفحة» أسفل الجدول).
3. يظهر شريط أسفل الجدول يعرض عدد المحددين. انقر دعوة المحددين (N).

ما الذي تفعله المنصة بهذه الدفعة:

• «تحديد الكل» يعني الصفحة التي أمامك — لا مساحة العمل كلها. إذا صفّيت على عائلة وظيفية واحدة ثم حدّدت مربع الرأس، فالمحدد هو صفحة تلك التصفية فقط. أي تغيير في التصفية، أو الانتقال إلى صفحة أخرى، يمسح التحديد — فلا تصل الدفعة أبدًا إلى صفوف لم تعد تراها.
• غير المؤهلين يُتخطّون ولا يُعدّون فشلًا. كل من ليس له بريد إلكتروني، أو ليس له منصب حالي، أو قَبِل الدعوة بالفعل يُستبعَد من الدفعة — وهي القاعدة نفسها التي تعطّل إجراء الصف الفردي. ويذكر الملخص العدد والسبب: «تمت دعوة 312. تم تخطي 47 (بلا بريد إلكتروني).»
• فوق 25 مستلمًا تُطلَب منك الموافقة مع ذكر العدد الدقيق في الرسالة. الدعوة الجماعية ترسل بريدًا حقيقيًا ولا يمكن التراجع عنها.
• تُرسَل الدعوات على دفعات صغيرة لا دفعةً واحدة، لذا تستغرق المجموعة الكبيرة لحظات. أبقِ التبويب مفتوحًا حتى يظهر الملخص.

وما عدا ذلك فكل شيء مطابق لدعوة شخص واحد: البريد نفسه، والرابط الصالح لسبعة أيام نفسه، وحالة في الانتظار نفسها في القائمة بعدها.

إسناد تقييم للأشخاص المحددين

يحمل شريط التحديد نفسه زر إسناد تقييم (N). لا يُرسل شيئًا — بل يفتح معالج إسناد التقييمات وهؤلاء الأشخاص محمّلون فيه سلفًا، فتختار القالب مرة واحدة للمجموعة كلها. صفِّ القائمة على المجموعة، وحدّد الصفحة، ثم أسنِد.

حالات الدعوة

يعرض جدول الأفراد حالة دعوة كل موظف حتى تعرف دائمًا من يحتاج إلى استكمال التأهيل:

هذه الحالات مرئية لمسؤولي الموارد البشرية فقط.

دعوة شخص واحد

/{slug}/app/settings/team ← دعوة ← الدور موظف ← البريد الإلكتروني والوصف الوظيفي (الدور) الذي سيُسنَد إليه. اختيار الوصف الوظيفي إلزامي عندما يكون الدور موظفًا؛ تعرض القائمة الأوصاف الوظيفية الفعّالة في مساحة عملك (أنشئها أولًا من صفحة الأوصاف الوظيفية إذا كانت القائمة فارغة). يظهر حقل الوصف الوظيفي فقط بعد اختيار دور الموظف.

عند قبول الموظف للدعوة، يُنشأ سجل الموظف تلقائيًا مع هذا الوصف الوظيفي كدوره الحالي، فيظهر بشكل صحيح في قائمة الأشخاص والهيكل التنظيمي منذ اليوم الأول.

إذا اخترت مديرًا مباشرًا، يُضاف الموظف الجديد إلى نطاق فريق ذلك المدير تلقائيًا. إذا تركت الحقل فارغًا، لن يكون الموظف منتسبًا لأي فريق ويظهر فقط لمسؤولي الموارد البشرية حتى تُعيّنه لاحقًا.

يتلقى المستلم بريد دعوة ترحيبياً بالعلامة التجارية ثنائي اللغة مع الرابط الصالح لسبعة أيام (عند توفر خدمة بريد). نافذة الدعوة تعرض دائماً زر نسخ الرابط والمشاركة عبر WhatsApp كبديل عند غياب خدمة البريد. ينتقل إلى /invite/{token}، يضع اسمه وكلمة مروره، ثم ينتقل إلى بوابة الموظف على /{slug}/me — وليس مساحة العمل الإدارية.

دعوة أشخاص كثيرين دفعة واحدة

للمجموعات الكبيرة، استخدم استيراد الفريق عبر CSV (يحتاج التنفيذ في المستخدمون والأدوار):

/{slug}/app/settings/team ← قالب لتنزيل قالب CSV، ثم عبّئه وارفعه من استيراد CSV.

يُولَّد القالب لمساحة عملك لحظة تنزيله. أعمدته: firstNameAr، وfirstNameEn، وlastNameAr، وlastNameEn، وemail، وrole، وnationality، وnationalId، وphone، وhireDate، وreportsToEmail، وposition، وjobFamily. وفيه صف مثال لموظف، وصف مثال لكل دور من أدوار مساحة عملك الحالية (باسمه بلغة واجهتك).

عمود role هو ما يحدد ما يصير إليه كل صف:

• EMPLOYEE (بهذه الكتابة تمامًا، بأحرف كبيرة) — موظف يدخل إلى بوابة الموظف على /{slug}/me.
• اسم أحد أدوار مساحة عملك (اسمه بالعربية أو بالإنجليزية، ولا تُراعى حالة الأحرف ولا المسافات الزائدة) — عضو في فريق العمل بذلك الدور.

البريد الإلكتروني مطلوب في كل صف، وكل صف مقبول يتلقى دعوة تحمل دوره (لصفوف فريق العمل) أو صلاحية الموظف.

يُفحص كل صف على حدة، ولا يعطّل صفٌّ خاطئ بقية الصفوف:

• اسم الدور غير الموجود في مساحة عملك يُرفض مع ذكر الاسم الذي استخدمته، وقائمة الأدوار المتاحة، وتنبيه بتنزيل القالب من جديد.
• الدور الذي لا يحق لك إسناده (كدور مدير مساحة العمل المقفل إن لم تكن مديرًا لمساحة العمل) يُرفض في صفه.
• نقص الاسم أو البريد، أو خطأ البريد أو التاريخ، أو وجود حساب بالبريد نفسه: يُرفض الصف أو يُتخطّى مع ملاحظة خاصة به.

لم تعد HR_ADMIN وLINE_MANAGER قيمتين خاصتين: فلا تعملان إلا إذا كان في مساحة عملك دور بهذا الاسم نفسه.

القواعد الكاملة للأعمدة في إدارة الفريق.

الاستيراد الجماعي من ملف جدول بيانات

حين تريد إنشاء قائمة موظفيك كاملةً دفعةً واحدة — لا مجرد إرسال دعوات الدخول، بل إنشاء سجلات الموظفين الفعلية مرتبطةً بالمناصب الصحيحة — استخدم الاستيراد الجماعي في تبويب الأفراد. هذه أسرع طريقة لإدخال عدد موظفيك الحالي إلى جديرون.

انتقل إلى /{slug}/app/people وانقر استيراد (بجانب مربع البحث في شريط الأدوات؛ لمسؤولي الموارد البشرية فقط). تفتح نافذة من خطوتين.

الخطوة الأولى — تنزيل قالب Excel

انقر تنزيل القالب للحصول على ملف .xlsx. قوائمه المنسدلة تُولَّد من مساحة عملك لحظة التنزيل:

• الوصف الوظيفي — كل وصف وظيفي (دور) فعّال في مساحة عملك. يظهر كل وصف وظيفي مقترنًا بـالعائلة الوظيفية والقطاع الفرعي للتمييز — مثل المشرفون (تمريض - الرعاية الداخلية/الخارجية) — حتى تبقى الأوصاف الوظيفية المتشابهة الاسم قابلةً للتمييز ويُسنَد الموظف إلى الوصف الوظيفي الصحيح. الوصف الوظيفي هو ما يحكم إسناد المنصب (انظر أدناه). وبما أن القائمة تُلتقط لحظة التنزيل، أعد تنزيل القالب إذا أضفت أوصافًا وظيفية بعد ذلك.
• المنصب — قائمة مرتبطة: بمجرد اختيار وصف وظيفي في الصف، تنحصر قائمة المنصب في المناصب التابعة لذلك الوصف الوظيفي.
• الدور — EMPLOYEE (بلا دخول) أو أحد أدوار مساحة عملك، مسرودةً بأسمائها في القائمة. أعد تنزيل القالب بعد إنشاء أدوار أو إعادة تسميتها. والدور غير الموجود في مساحة عملك يرفض الصف.

يحتوي القالب على هذه الأعمدة:

كيف يُحسَم الوصف الوظيفي والمنصب ومنصب جديد — لكل صف، بالترتيب:

• بدون اختيار وصف وظيفي → يُستورد الموظف بلا منصب، مهما كان محتوى المنصب أو منصب جديد.
• وصف وظيفي + منصب مُختار → يُسنَد الموظف إلى ذلك المنصب (ويُتجاهل «منصب جديد»).
• وصف وظيفي + المنصب فارغ + كتابة «منصب جديد» → يُنشأ منصب جديد تحت ذلك الوصف الوظيفي ويُسنَد إليه الموظف، ويُعاد استخدامه لبقية صفوف الرفع نفسه التي تسمّي المنصب نفسه تحت الوصف الوظيفي نفسه.
• وصف وظيفي فقط (دون غيره) → يُستورد بلا منصب؛ اضبطه لاحقًا من /people.

الخطوة الثانية — التحقّق من الملف المعبّأ

عبّئ صفوفك ثم ارفع الملف (.xlsx أو .csv، حتى 200 صف لكل استيراد). الرفع يتم على خطوتين، التحقّق أولًا — لا يُنشأ أي شيء حتى تؤكّد:

1. تحقّق — تفحص المنصة الورقة كاملةً دون أي كتابة وتعرض لك معاينة: عدد الموظفين الذين سيُستوردون، والمناصب الجديدة التي ستُنشأ (وتحت أي وصف وظيفي)، وعدد الصفوف الموجودة مسبقًا في مساحة عملك (ستُتخطّى)، وقائمة بأي صفوف بها مشاكل مع سبب لكل صف. يُعلَّم الصف عند نقص/خطأ حقل مطلوب، أو عند عدم مطابقة قيمة الوصف الوظيفي لأي وصف وظيفي في مساحة عملك، أو عدم مطابقة المنصب لأي منصب تحت الوصف الوظيفي المختار، أو كتابة منصب جديد بدون وصف وظيفي، أو عندما لا يطابق الدور أي دور في مساحة عملك، أو عندما يكون دور الشخص الجديد دورًا لا يحق لك منحه (منح الأدوار يتطلب صلاحية دعوة أو تنفيذ في المستخدمين والأدوار، ولا يمنح دور مدير مساحة العمل إلا مدير مساحة عمل).
2. تأكيد الاستيراد — عند رضاك عن المعاينة، أكّد. عندها تُنشأ المناصب الجديدة أولًا، ثم يُنشأ لكل صف صالح شخصٌ — سجل موظف — ويُسنَد إلى المنصب المُحسَم من الوصف الوظيفي / المنصب / منصب جديد (وفق القواعد أعلاه). تُتخطّى الصفوف المعطوبة (وتُعرَض)؛ صحّحها في الورقة وأعد الرفع.

ما الذي يحصل على دعوة دخول وما الذي لا يحصل:

• صف EMPLOYEE العادي ينشئ سجل موظف فقط — دون إرسال دعوة دخول، تمامًا كنموذج إضافة موظف الفردي. ادعُه لاحقًا من قائمة الإجراءات في صفه.
• الشخص الجديد الذي دوره أحد أدوار مساحة العمل ويتضمن صفه بريدًا إلكترونيًا يتلقّى كذلك دعوة دخول بذلك الدور، بنفس الرابط الصالح لسبعة أيام المستخدم في مواضع أخرى. أما الشخص الموجود مسبقًا في مساحة عملك فيُتحقَّق من عمود الدور في صفه دون أن يغيّر صلاحياته.
• الصف الذي يطابق شخصًا أو مستخدمًا أو دعوةً معلّقة موجودة بالفعل (حسب البريد الإلكتروني) يُتخطّى — الاستيراد الجماعي لا يكتب فوق شخص موجود في مساحة عملك ولا يكرّره أبدًا.

تصدير قائمة الموظفين الحالية

بجوار استيراد في تبويب الأفراد، يُنزّل زر تصدير موظفيك الحاليين كملف .xlsx بنفس صيغة قالب الاستيراد — الأعمدة نفسها، وقوائم الوصف الوظيفي والمنصب المنسدلة نفسها. يُعبَّأ لكل شخص وصفه الوظيفي ومنصبه ومديره (بالبريد الإلكتروني) ودوره وتاريخ مباشرته وهوياته، فيكون الملف نسخة احتياطية جاهزة تسلّمها أو تؤرشفها أو تحرّرها وتعيد رفعها عبر الاستيراد الجماعي دون إعادة تنسيق. التصدير متاح لمسؤول الموارد البشرية فقط، مثل الاستيراد.

ما يراه الموظف

تجربة المستلم تختلف عن دعوة المسؤول أو المدير:

• نفس عنوان البريد الإلكتروني والرابط الصالح لسبعة أيام.
• نفس صفحة /invite/{token} حيث يضع الاسم وكلمة المرور.
• بعد إنشاء الحساب، ينتقل إلى /{slug}/me — بوابة الموظف، وليس مساحة العمل.

لا يرى الموظف لوحات التوظيف أو التطوير أو التمكين، ولا قائمة الأشخاص، ولا قائمة الوظائف، ولا الإعدادات. عالمه هو لوحته الشخصية، وتقييماته، وجداراته، وخطة نموه، وتوصيات التعلم، وملفه الشخصي.

مسار الإعداد بعد القبول

حين يقبل الموظف الدعوة، يحدث أمران تلقائيًا:

• يُنشأ إشعار ONBOARDING ويُثبَّت في أعلى إشعاراته. يشرح ما يتوقعه.
• تُنشأ خطة نمو افتراضية بحالة مسودة، مرتبطة به، جاهزة للتحرير المشترك من قِبل الموارد البشرية أو مديره المباشر.

إذا كانت لديك تقييمات إعداد مضبوطة على مستوى مساحة العمل (في إعداد التوظيف)، يُضاف تعيينها تلقائيًا أيضًا.

التالي

الصفحة التالية تصف ما يراه المدعو فعليًا في صندوق بريده وعلى صفحة القبول — مفيد لفهم التجربة ولشرحها للأشخاص الذين تدعوهم.